Koncepcja Jednostki Finansująco - Kontraktującej

W “Nowej Orientacji Phare” Komisja Europejska wskazuje konieczność ustanowienia tzw. Jednostki Finansująco - Kontraktującej (Central Financing and Contracting Unit - CFCU). Jej rolą ma być prowadzenie obsługi kadrowej, księgowej, administracyjnej i sprawozdawczej części programu PHARE, która adresowana jest do wsparcia rozwoju instytucjonalnego – komponent “Rozwój instytucjonalny administracji publicznej” (na co ma być przeznaczane ok. 30% wartości środków).

JFK podległa jest Pełnomocnikowi ds. Realizacji Projektu (PRP) dla komponentu “Rozwój instytucjonalny administracji publicznej”. JFK jest odpowiedzialna za ekonomiczną, księgową, kontraktową oraz płatniczą stronę usług i dostaw w ramach realizacji projektów. JFK będzie umiejscowiona w strukturze Fundacji Fundusz Współpracy.

• Uruchamianie procedury przetargowej (zgodnie z DIS) po uzyskaniu akceptacji KE (przygotowanie i sprawdzenie dokumentacji przetargowej od strony formalnej, sporządzenie listy uczestników przetargu, przeprowadzenie przetargu oraz pomoc w trakcie przetargu udzielana członkom Komisji Przetargowej oraz Koordynatorowi Projektu).
• Projektowanie i przygotowanie kontraktów we współpracy z KP, w szczególności przy określaniu warunków umowy.
• Uzyskanie aprobaty KE w odniesieniu do kontraktora uprzednio zaakceptowanego przez PRP.
• Przeprowadzanie operacji finansowych na rachunkach bankowych związanych z FM, na których dyspozycje wymagają podpisu dwóch osób Dyrektora JFK i Księgowego JFK upoważnionych przez Członków Zarządu Fundacji i PRP.
• Przeprowadzanie operacji finansowych dotyczących realizacji umów podpisanych przez PRP i przez Zarząd Fundacji.
• Stała współpraca z POSF na podstawie umowy określającej warunki przekazywania środków finansowych niezbędnych do obsługi realizowanych kontraktów.
• Przeprowadzanie płatności związanych z zawartymi kontraktami przez JFK w uzgodnieniu z KP.
• Przesłanie do PRP potwierdzenia wykonania zadania kontraktora w raporcie, który po akceptacji PRP jest przesyłany do KE.
• Księgowe i finansowe wydzielenie operacji związanych z realizacją poszczególnych projektów, sporządzanie odrębnych sprawozdań finansowych JFK (bilansu) oraz zapewnienie odpowiednich standardów sprawozdawczych.
• Inne zadania związane z DIS, w szczególności zapewnienie pomocy administracyjnej dla NKP w odniesieniu do projektów rozpoczętych przed 1998 r.

Otwarta struktura Funduszu Współpracy umożliwia autonomiczną realizację wielu programów pomocowych, dlatego też możliwe będzie zbudowanie i organizacja JFK w oparciu o istniejące zaplecze logistyczne Funduszu. Umiejscowienie JFK w istniejącej już instytucji przyczyni się do obniżenia kosztów operacyjnych oraz stworzy możliwości wykorzystania zdobytych doświadczeń.

JFK będzie odrębną, wydzieloną, sporządzającą własny bilans finansowy jednostką (np. departamentem) Funduszu Współpracy, posiadającą osobny system finansowo-księgowy. Dyrektor JFK będzie powoływany przez PRP po uzyskaniu pozytywnej opinii Zarządu Funduszu. Profesjonalne doświadczenie w prowadzeniu programów pomocowych w różnych sektorach, z całą pewnością powinno ułatwić pracę JFK. Proces wdrażania projektów będzie nadzorowany i kontrolowany przez PRP oraz wewnętrznie przez Dyrektora JFK w bieżącym kontakcie z PRP. Dyrektor JFK będzie kontrolował w szczególności pod względem terminowym i finansowym wdrażanie programów, a także zorganizuje wewnętrzną kontrolę finansową wykorzystania funduszy. Ogólny nadzór nad funkcjonowaniem JFK będzie sprawowany przez Zarząd Funduszu.

Fundusz współpracuje z PRP, NKP, UKIE, POSF i Delegacją Unii Europejskiej oraz dostarcza im stosowne sprawozdania związane z programowaniem i wdrażaniem projektów.

Zewnętrznym otoczeniem JFK jest: KIE, UKIE, NKP, POSF oraz Delegacja Unii Europejskiej, Ministerstwa Beneficjanci (MB) i KP.

Trzy główne rodzaje relacji w tym systemie to: przepływ decyzji, finansów oraz sprawozdań.

JFK uczestniczy w procesie planowania i przygotowania umów.

PRP zatwierdza i podpisuje kontrakty wspólnie z Zarządem Funduszu przygotowane przez JFK i KP. JFK po otrzymaniu tej informacji, wnioskuje do POSF o uruchomienie procedury finansowania projektów. POSF zapewnia przepływ środków z Unii Europejskiej i krajowych środków budżetowych do JFK.

KP są powoływani przez odpowiednich Ministrów MB i zapewniają efektywne oraz terminowe wdrażanie projektów na poziomie Ministerstw Beneficjentów. Przygotowują dokumentację projektu (we współpracy z JFK) oraz Terms of Reference (we współpracy z PRP i JFK) i kontrasygnują dokumentację poszczególnych projektów. JFK blisko współpracuje z KP przy projektowaniu i przygotowywaniu wszystkich kontraktów oraz posiada informację o aktualnym stanie realizowanych projektów. Proces implementacji będzie nadzorowany i kontrolowany przez Dyrektora JFK w bieżącym kontakcie z PRP. PRP w szczególności będzie nadzorował terminowe i finansowe wdrażanie projektów.

KP oceniają wykonaną przez zleceniobiorców pracę oraz jej zgodność z podpisanymi kontraktami. KP potwierdzają, że wykonawcy wykonali w pełni umowę i podpisują dokumenty stwierdzające wykonanie prac przed dokonaniem płatności.

JFK dokonuje sprawdzenia formalnego dokumentów przygotowanych przez KP. Po sprawdzeniu dokumentów, przedłożonych przez KP i zatwierdzonych przez PRP, JFK kieruje je do KE. Sprawozdania są również kierowane do NKP. JFK informuje KE o danych finansowych związanych z realizacją projektów, a w szczególności o kwotach odsetek narosłych na rachunku bankowym. NKP zaproponuje KE formy wykorzystania tych odsetek.

POSF sprawuje finansową kontrolę nad wydatkowaniem środków finansowych i będzie regularnie otrzymywał wszystkie dane finansowe związane z programem. JFK będzie współpracował z audytorami zaakceptowanymi przez KE dla oceny programu “Rozwój instytucjonalny administracji publicznej”.

Przelew środków finansowych z Departamentu Budżetu Finansów Unijnych (NF) kierowanego przez POSF, do JFK jest dokonywany na podstawie odpowiedniej umowy, która zostanie zawarta pomiędzy Dyrektorem JFK a POSF. KP przekazują plany projektów do JFK w celu przygotowania odpowiednich kosztorysów. Kosztorysy powinny być zweryfikowane i zaakceptowane pod względem merytorycznym przez PRP i NKP. Wszystkie projekty i ich planowane wydatki muszą być zgodne z Memorandum Finansowym.

W oparciu o plany finansowe projektów JFK przygotowuje zapotrzebowanie do POSF określające wysokość i harmonogram płatności zgodnie z zawartą z POSF umową. Zapotrzebowania są podpisywane przez dwie osoby Dyrektora JFK i Księgowego JFK. Przekazane środki będą przelewane na wydzielony rachunek bankowy na potrzeby JFK, którym dysponowanie wymaga podpisów dwóch upoważnionych osób przez PRP i NKP.

Oprocentowany rachunek bankowy jest zakładane przez Zarząd Funduszu Współpracy na wniosek JFK w banku, należącym do listy banków uzgodnionych przez Komisję Europejską z władzami polskimi. Na poszczególnych subkontach tego rachunku będą lokowane fundusze przeznaczone na poszczególne projekty danego programu. Znajdą się na nich środki wszystkich projektów programu “Rozwój instytucjonalny administracji publicznej”.

Wnioski o wypłatę (rachunki i faktury) wystawiane przez wykonawców będą kontrasygnowane przez KP i zatwierdzane przez Dyrektora JFK posiadającego upoważnienia PRP i Zarządu Funduszu Współpracy. Gdy wnioski o wypłatę zostaną zatwierdzone, JFK przygotowuje dla banku polecenie wypłaty. Wykonane polecenia wypłat wraz z oryginałami faktur będą przechowywane w księgowości obsługującej JFK. Zapewni to przejrzystość dokonanych operacji.

POSF będzie sprawował kontrolę nad formalnym wykorzystaniem omówionych funduszy.

Pracą JFK kieruje Dyrektor JFK. W szczególności odpowiada za planowanie i sprawozdawczość finansową, merytoryczną i finansową realizację kontraktów , prawidłowość przebiegu przeprowadzanych kontraktów zgodnie z procedurami przewidzianymi w podręczniku DIS i innymi przepisami. Pracę Dyrektora JFK koordynuje i weryfikuje w założonych interwałach czasowych PRP i Zarząd Funduszu Współpracy.

Nad przebiegiem realizacji Programu sprawuje nadzór Kierownik Programu (np. Integracja Europejska ‘97), współpracujący w zależności od jego wielkości z Kierownikami Projektów.

Kierownik Projektu, w czasie realizacji programu odpowiada za realizację danego projektu w wybranym ministerstwie. Oprócz znajomości zasad realizacji programów Phare powinien legitymować się znajomością merytoryczną dyscypliny, której dotyczy projekt. Współpracuje na bieżąco z KP (koordynatorem programu) w MB. Dokonuje merytorycznej kontroli dokumentów związanych z przebiegiem nadzorowanego projektu.

W skład JFK wchodzą, oprócz pracowników merytorycznych, następujący specjaliści:

1. Specjalista ds. finansowych - sporządza plany finansowe realizowanych programów, dokonuje wewnętrznej kontroli finansowej dokumentów, odpowiada za terminowe dokonywanie płatności i operacje bankowe, przygotowuje sprawozdania finansowe na potrzeby współpracujących jednostek. W przypadku potrzeby wprowadzenia w przyszłości systemu PERSEUSZ – odpowiada we współpracy z Księgowym za dokonywanie właściwych zapisów w systemie.
1. Księgowy - prowadzi wyodrębnioną księgowość JFK, sporządza roczne sprawozdania finansowe (bilans) JFK, w oparciu o zapisy księgowe przygotowuje dane do raportów finansowych, dba o rozdzielność rozliczeń pomiędzy środkami dotacji Phare , a środkami budżetowymi.
1. Specjalista ds. płac i kadr - prowadzi sprawy związane z zatrudnieniem i wypłatą wynagrodzeń w JFK, odpowiedzialny jest za właściwe rozlicznie podatków od płac oraz obciążeń socjalnych (ZUS), prowadzi sprawy socjalne JFK.
1. Specjalista ds. administracyjnych - prowadzi sprawy administracyjne związane z funkcjonowaniem JFK, prowadzi rejestr środków trwałych, odpowiada za zaopatrzenie JFK.
1. Specjalista ds. przetargów - odpowiada za prawidłowe przygotowanie od strony formalnej dokumentacji przetargowej, prawidłowy przebieg przetargu oraz za zgodność kontraktu z wymaganymi przepisami..
1. Skład JFK uzupełnia osoba prowadząca Sekretariat JFK, prowadzi wymagane przepisami rejestry dokumentacji JFK.

Powyższe funkcje mogą być wypełniane przez większą lub mniejszą liczbę osób w zależności od wielkości JFK. Zadania wymienione w pozycjach od 1 do 4 wykonywane byłyby w istniejącym w Fundacji pionie administracyjno-finansowym.

Utworzenie JFK, jako jednostki organizacyjnej wydzielonej w Funduszu Współpracy zapewni spełnienie postulatów przejrzystości i ciągłości (wykorzystania istniejących, właściwych po temu instytucji), zawartych w dokumencie “New Orientations for Phare”. Wykorzystane zostanie doświadczenie istniejącej instytucji, ciągłość realizacji programów, a przede wszystkim wysokie kwalifikacje i doświadczenie pracowników.

Warszawa, wrzesień 1998